Dicas práticas para organizar os documentos

Manter seus documentos e papelada em ordem é de extrema importância. Os papéis precisam de um lugar próprio e de fácil acesso.

Quem nunca precisou procurar um papel super importante e, na correria não conseguiu encontrá-lo? Comigo já aconteceu!

Quando os papéis se acumulam é muito fácil se perder na montanha deles que lotam as gavetas. O jeito é organizar a papelada.

Separei algumas dicas super legais para te ajudar, que eu utilizo também e facilitam muito a minha vida.

Confira!

1- Reúna tudo e jogue fora o que você não precisa mais

Apanhe uma caixa qualquer e comece a andar pela casa reunindo todos os papéis que estiverem espalhados ou em desordem. Olhe na sala, na cozinha, no escritório, no quarto e dentro de qualquer gaveta ou cantinho onde possa haver um papel espalhado. Coloque todos eles dentro da caixa sem se preocupar se este ou aquele devem ir para o lixo.

Despeje todo o conteúdo da caixa no chão e comece a organizar a papelada pensando primeiramente em quais documentos podem ser descartados. Não perca tempo arquivando papéis desnecessários. 

2- Separe por categorias

Por que categorizá-los? Assim fica mais fácil encontrá-los uma vez que estão separados por categorias. Para isso, pegue aquela pilha de documentos que precisam ser arquivados e comece a separá-los e organizá-los. Algumas das categorias mais comuns são:

Seguros – de carro, casa, vida, invalidez, médico.

Finanças – contas bancárias, contas de crédito, hipotecas, investimentos.

Propriedades – recibos relativos à casa (reformas, decoração, objetos de valor), manuais e recibos de equipamentos eletroeletrônicos, documentos de compra de automóveis e recibos de oficinas.

Impostos – recibos do ano em curso e outros documentos relativos a taxas em geral.

Registros médicos.

Registros veterinários

3- Organize os documentos em pastas

Agora que você já separou os documentos em categorias, é hora de começar a guardá-los. Existem caixas, maletas e pastas dos mais diferentes tamanhos, formatos e cores nas papelarias. Você deve escolher o método que melhor se adapte as suas necessidades. Por exemplo, se você vai guardar a papelada em uma gaveta grande, opte pelas pastas comuns e pastas sanfonadas.

4- Contas a pagar / pagas

É interessante criar um arquivo apenas para as contas a pagar. Separe uma pasta ou uma caixa apenas para isso. Você deve deixá-la sempre ao alcance das mãos para colocar ali todas as contas a pagar. Outra ideia: você pode também organizar as contas a pagar em uma pasta sanfonada onde cada divisão destine-se a um mês do ano e ir guardando ali as contas por mês de vencimento. Faça como parecer melhor para você!

Aqui em casa eu organizo da seguinte forma: as contas a pagar que vão chegando vamos colocando em uma caixinha, conforme elas vão sendo pagas eu coloco numa pasta sanfonada, onde separei pelos meses do ano. Todas as contas pagas de Janeiro ficam na separação de Janeiro na pasta sanfonada.

Quando o ano acaba, eu junto as contas pagas de todos os meses e guardo numa terceira caixa por um período. Depois, elas vão para o lixo.

5- Documentos pessoais

Também é muito importante cada membro da família ter uma pasta com seu nome.

Você pode usar uma pasta grande etiquetada com o nome da pessoa e dentro dessa pasta crias subcategorias, também etiquetadas.

EXTRA

Você tem dúvida com relação ao tempo que precisa guardar cada documento? Via de regras, são os seguintes:

Quais documentos guardar por 1 ano

♦ Contratos de seguro

♦ Canhotos do cartão de crédito

♦ Extratos bancários e dos cartões de crédito

Quais documentos guardar por 5 anos

♦ Imposto de Renda de Pessoa Física (IRPF)

♦ Imposto Predial e Territorial Urbano (IPTU)

♦ Imposto sobre Propriedade de Veículos Automotores (IPVA)

♦ Comprovantes de pagamento de contas de água, luz, telefone e outros serviços essenciais

♦ Comprovantes de pagamento de aluguel

♦ Comprovantes de pagamento de cartões de crédito

♦ Comprovante de pagamento de mensalidades escolares

♦ Comprovante de pagamento de cursos livres

Quais documentos guardar por 10 anos

♦ Declarações de quitação do pagamento de condomínio

Quais documentos guardar para sempre

♦ Documentos pessoais

♦ Certidões

♦ Passaportes

♦ Escrituras

♦ Carnês do INSS

♦ Hollerites

♦ Testamento





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Fonte: https://www.casinhaarrumada.com/2018/07/como-organizar-a-papelada-em-5-etapas-contas-e-documentos.html

Imagens: Google